top of page

Drehbuch für euren Hochzeitstag

Autorenbild: VivianaViviana

Euer Leitfaden für den perfekten Ablauf

Sprechen wir heute darüber, wie ihr einen Leitfaden für den perfekten Ablauf eures Hochzeitstages erstellt. Damit an eurem grossen Tag alles reibungslos abläuft und keine unerwünschten Überraschungen auftreten, ist es ratsam, ein detailliertes Drehbuch zu erstellen. Keine Sorge, wir sprechen hier nicht von einem Hollywood-Streifen, sondern von einer einfachen, aber effektiven Planungshilfe, die euch hilft, den Überblick zu behalten und sicherzustellen, dass alles nach Plan verläuft.


Die Bedeutung des Drehbuchs

Ein gut geplantes Drehbuch für euren Hochzeitstag dient als Kommunikationsmittel und als umfassende Vorbereitung für den grossen Anlass. Es hilft allen Beteiligten, den Überblick zu behalten und sicherzustellen, dass alles so verläuft, wie ihr es euch vorgestellt habt. So könnt ihr den Tag in vollen Zügen geniessen.


Die wesentlichen Inhalte des Drehbuchs

Ein gutes Drehbuch enthält klare und detaillierte Informationen, die folgende Fragen beantworten:


  • Wer? Welche Personen sind beteiligt und welche Aufgaben haben sie?


  • Wie? Auf welche Weise müssen die Aufgaben erledigt werden?


  • Wo? Wo finden die einzelnen Aktivitäten statt?


  • Was? Was wird benötigt und welche Infrastruktur ist erforderlich?


  • Wann? Zu welchem Zeitpunkt finden die Aktivitäten statt und wann wird was benötigt?



Erstellung des Drehbuchs

Der Grundstein für euer Drehbuch ist dein Konzept. Plant etwa 2-3 Stunden ein, um alle Details aus dem Konzept zusammenzutragen und in eine Geschichte zu verpacken. Dabei ist es wichtig, jede Situation durchzuspielen, um sicherzustellen, dass nichts vergessen wird.


Aufbau des Drehbuchs

Das Drehbuch besteht aus mehreren Teilen, die alle wichtigen Informationen übersichtlich zusammenfassen:


  • Allgemeine Infos: Hier gehören Name, Ort und Datum der Hochzeit hin. Auch ein grober Überblick über den Ablauf kann hier eingefügt werden.


  • Detaillierter Zeitplan: Jede Aktivität wird mit einer genauen Zeitangabe versehen. So kann jeder nachlesen, wann was passiert.


  • Checklisten: Hier wird aufgelistet, welches Material benötigt wird und wer dafür verantwortlich ist. Diese Listen sind nach Personen oder Szenen gegliedert und müssen kontrollierbar sein.


  • F&B Auflistung: Menü und Getränke werden detailliert beschrieben, inklusive Angaben zu speziellen Menüs für Gäste mit besonderen Bedürfnissen.


  • Kontaktliste: Alle wichtigen Kontakte, von Trauzeugen über Dienstleister bis hin zu wichtigen Gästen, werden hier aufgeführt.


  • Fotoliste: So wird klar festgehalten, welche Personen auf welchen Gruppenfotos zu sehen sein sollen.


Zeitabfolge der Ereignisse

Aktionen, die innerhalb von 15 Minuten am gleichen Ort stattfinden, sollten zusammengefasst werden. Notiert immer zuerst die Zeit oder den Zeitrahmen und dann die Aktion, die stattfinden soll. Erläutert die Aktionen in Stichworten, um einen schnellen Überblick zu ermöglichen.


Checklisten für eine reibungslose Durchführung

Checklisten sind unverzichtbar, um den Überblick zu behalten. Ihr könnt sie nach Personen oder Szenen erstellen. Achtet darauf, dass die Checklisten kontrollierbar sind und klar festgelegt ist, wer für welche Aufgaben verantwortlich ist. Notiert auch, was vor Ort vorbereitet werden muss. Separate Checklisten für Hauptverantwortliche oder den Floristen können ebenfalls hilfreich sein.


F&B Liste

Erstellt eine detaillierte Liste aller Speisen und Getränke, die serviert werden sollen. Dazu gehören:


  • Häppchen und Gänge des Menüs


  • Getränkeauswahl


  • Spezielle Menüs mit den Namen der Gäste, die besondere Anforderungen haben


  • Ein Tischplan kann integriert werden oder separat geführt werden


Kontaktliste

Eine vollständige Kontaktliste ist essenziell. Sie sollte alle wichtigen Personen und Dienstleister umfassen, einschliesslich der Funktion, des Firmennamens, des Namens, der Mobilnummer und der E-Mail-Adresse. Kontrolliert die Kontaktliste regelmässig, um sicherzustellen, dass sie immer aktuell ist.


Fotoliste

Gruppenfotos können sich schnell als sehr zeitintensiv erweisen – und das solltet ihr keinesfalls unterschätzen. Um sicherzustellen, dass euer Zeitplan durch das Fotografieren (das absolut wichtig ist – schliesslich gilt doch heutzutage: Was nicht fotografisch dokumentiert wurde, hat offiziell nie stattgefunden!) nicht komplett aus dem Ruder gerät, solltet ihr euch bereits im Vorfeld genau überlegen, welche Gruppenfotos ihr machen möchtet und diese Konstellationen notieren. So könnt ihr den Ablauf deutlich optimieren und Zeit sparen.


Ein weiterer wichtiger Punkt ist, dass ihr jemanden als Fotokoordinator bestimmt, der an eurem grossen Tag dafür sorgt, dass alle Gäste zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort sind und bereit für die Gruppenbilder stehen. Diese Person sollte idealerweise jemanden sein, der eure Gäste gut kennt und sie problemlos ansprechen kann. Das erleichtert den Ablauf enorm und sorgt dafür, dass niemand fehlt oder lange gesucht werden muss.


Wenn ihr die Organisation der Gruppenfotos noch ein Stück weiter perfektionieren möchtet, könnt ihr die geplanten Fotogruppen sichtbar für eure Gäste notieren. Wenn ihr euren Gästen sowieso ein kleines Programm auf den Stuhl legt, wäre es eine gute Idee, die Liste auf der Rückseite abzudrucken. So wissen eure Gäste genau, wann sie für ein Foto bereitstehen sollen, und ihr spart euch Zeit und Stress. Euer Fotograf wird euch für diese klare Struktur sicher dankbar sein!


Szenen des Hochzeitstages

Teilt euren Hochzeitstag in sinnvolle Szenen auf. Das hilft, den Ablauf sowohl örtlich als auch zeitlich besser zu strukturieren. Hier sind einige mögliche Szenen, die ihr einplanen könnt:


  • Vorbereitung: Hier können auch separate Szenen für verschiedene Orte oder Personen erstellt werden.


  • Ankunft der Gäste und Zeremonie: Hier wird beschrieben, wie die Gäste empfangen werden und wie die Zeremonie ablaufen soll.


  • Apéro und Verschiebung: Nach der Zeremonie folgt meist ein Apero. Wie und wo dieser stattfindet, wird in dieser Szene beschrieben. Auch der Übergang zur nächsten Location wird hier festgehalten.


  • Begrüssungsdrink und Abendessen: Der Empfang in der Abendlocation, der Begrüssungsdrink und das anschliessende Abendessen werden in dieser Szene geplant.


Am Ende des Tages ist euer Drehbuch nicht nur eine Planungshilfe, sondern euer persönlicher Hochzeits-Countdown in Papierform. Ihr habt damit alles im Griff, vom ersten „Ja, ich will“ bis zum letzten Tanz – oder zumindest bis zur Torte. Also, nehmt euch die Zeit, euer Drehbuch sorgfältig zu erstellen, denn das gibt euch die Freiheit, den Tag einfach nur zu geniessen. Und wenn doch mal etwas aus dem Takt gerät, erinnert euch: Auch die besten Filme haben ihre kleinen Outtakes – und genau die machen den Tag erst so richtig unvergesslich!


Versendet den detaillierten Ablaufplan – euer "Drehbuch" – an alle beteiligten Dienstleister, Trauzeugen, Helfer und jede weitere Person, die eine wichtige Rolle an eurem grossen Tag spielt. Dadurch stellt ihr sicher, dass nicht nur ihr selbst den genauen Ablauf eures Hochzeitstages kennt, sondern auch alle anderen, die zum erfolgreichen Gelingen beitragen. Wenn alle Beteiligten genau wissen, was, wann und wo passieren soll, können Missverständnisse vermieden und ein reibungsloser Ablauf gewährleistet werden.


Dieser Plan dient als Orientierungshilfe, sodass jeder seine Aufgaben im Blick hat und weiss, wann sein Einsatz gefragt ist. Egal ob es um den Fotografen geht, der zur richtigen Zeit am richtigen Ort sein muss, die Trauzeugin, die den Ring parat halten soll, oder den Caterer, der den Menüablauf genau kennen muss – jeder profitiert von einem klaren und strukturierten Ablaufplan. So könnt ihr sicher sein, dass alle Beteiligten an einem Strang ziehen.


xo viviana

0 Kommentare

Aktuelle Beiträge

Alle ansehen

Notfallset für eure Hochzeit

Ein Notfallset rettet euch bei kleinen Pannen. Hier sind die wichtigsten Essentials für schnelle Lösungen.

So plant ihr das perfekte Abendprogramm

Was gilt es bei der Tisch- und Raumplanung zu beachten? Wer betritt den Saal zuerst?

Getränkeplanung

Die Getränkeauswahl kann die Atmosphäre und den Genuss eurer Feier massgeblich beeinflussen - so gelingt es!

Comentários


bottom of page