Die Traumlocation finden
Die Wahl der richtigen Location für eure Hochzeitsfeier ist eine der wichtigsten Entscheidungen, die ihr treffen werdet. Sie legt den Grundstein für die gesamte Atmosphäre und trägt massgeblich zum Erfolg eures grossen Tages bei. Normalerweise startet die Planung eurer Hochzeit mit der Auswahl und Buchung der Hochzeitslocation. Idealerweise solltet ihr diesen Schritt bereits eineinhalb Jahre vor eurem grossen Tag angehen, da besonders begehrte Locations oft weit im Voraus ausgebucht sind. Erst wenn das Datum feststeht und ihr wisst, wo ihr feiern werdet, lohnt es sich, weitere Dienstleister ins Boot zu holen. Diese können euch nämlich erst dann aussagekräftige Angebote erstellen, wenn sie wissen, wann und wo eure Hochzeit stattfindet und welche Gegebenheiten vor Ort vorhanden sind. Hier sind einige Tipps und Schritte, die euch helfen, die perfekte Location zu finden und worauf ihr achten solltet.
Das solltet ihr beachten
Grösse und Kapazität: Eigentlich selbstverständlich aber: Stellt sicher, dass die Location genügend Platz für all eure Gäste bietet. Nichts ist schlimmer, als eine zu enge oder überfüllte Feier. Überlegt auch, ob es separate Bereiche für Zeremonie, Empfang und Tanzfläche geben soll. Für die Berechnung der Raumgrösse (ohne Tanzfläche) rechnet man mit ca. 1.5 m2 pro Person.
Lage und Erreichbarkeit: Die Location sollte für euch und eure Gäste gut erreichbar sein. Berücksichtigt auch Park- und Übernachtungsmöglichkeiten in der Nähe, falls Gäste von weiter weg anreisen. Solltet ihr in zwei verschiedenen Lokalitäten feiern (zB. Kirche und Feierlocation) muss unbedingt darauf geachtet werden, dass die beiden Locations nicht zu weit entfernt sind. Ihr solltet bedenken, dass bei einer 30 minütigen Fahrzeit die Verschiebung gut und gerne eine Stunde dauern kann. Keiner wird nach euer Trauung direkt ins Auto springen und losfahren. Viel mehr wird hier und da noch ein Schwätzchen gehalten und so rinnt die Zeit nur so dahin.
Stil und Atmosphäre: Überlegt, welcher Stil zu eurer Hochzeit passt. Möchtet ihr eine romantische Schlossfeier, eine rustikale Scheunenhochzeit oder eine moderne Feier in einem schicken Loft? Die Location sollte eure Persönlichkeiten und den Stil eurer Feier widerspiegeln.
Budget: Behaltet euer Budget im Auge. Manche Locations können teurer sein, als sie auf den ersten Blick erscheinen, vor allem, wenn zusätzliche Kosten für Bestuhlung, Catering oder Technik anfallen.
Dienstleistungen und Ausstattung: Erkundigt euch, welche Dienstleistungen und Ausstattungen die Location bietet. Gibt es vor Ort ein Catering? Sind Tische und Stühle vorhanden? Wie sieht es mit der technischen Ausstattung für Musik und Beleuchtung aus?
Wetter und Jahreszeit: Bei einer Frühlings- oder Sommerhochzeit kommt schnell der Wunsch nach einer Outdoor-Feier auf. In unseren Breitengraden ist es nur leider so, dass wir uns nicht auf den strahlenden Sonnenschein verlassen können. Aus diesem Grund ist eine Schlechtwetter-Alternative ein absolutes Muss. Erkundigt euch bei der Besichtigung nach beiden Varianten. Viele Locations bieten sowohl Innen- als auch Aussenbereiche, was ideal sein kann, um flexibel zu bleiben. Wichtig ist, dass ihr euch eure Feier sowohl draussen wie auch drinnen gut vorstellen könnt und ihr mit beiden Varianten glücklich seid.
Schritt für Schritt zur perfekten Location
Ihr habt keinen blassen Schimmer, wie ihr bei der Suche nach der perfekten Hochzeitslocation vorgehen sollt? Keine Panik! Hier kommt eine kleine Schritt-für-Schritt-Anleitung:
Brainstorming: Setzt euch zusammen und erstellt eine Liste mit den wichtigsten Kriterien für eure Location. Überlegt, was euch am wichtigsten ist und welche Atmosphäre ihr euch wünscht.
Recherche: Beginnt mit der Suche nach möglichen Locations. Nutzt dazu Hochzeitswebsites, Blogs, Empfehlungen von Freunden oder Hochzeitsplanern. Erstellt eine Liste der Locations, die infrage kommen.
Besichtigungen vereinbaren: Vereinbart Termine zur Besichtigung der Locations. Vor Ort bekommt ihr ein viel besseres Gefühl für den Ort und ihr könnt euch vorstellen, wie eure Hochzeit dort aussehen könnte.
Fragen stellen: Bereitet eine Liste mit Fragen vor, die ihr während der Besichtigung stellen möchtet. Diese könnten Aspekte wie Verfügbarkeit, Preisgestaltung, Sperrstunden, mögliche Zusatzkosten und Stornierungsbedingungen betreffen.
Vergleichen und entscheiden: Vergleicht die besichtigten Locations anhand eurer Kriterien und der aufgestellten Liste. Besprecht Vor- und Nachteile und entscheidet gemeinsam, welche Location am besten zu euren Vorstellungen passt. Wenn ihr die Locations vergleicht, ist es wichtig, auch die Kosten im Detail zu betrachten. Das bedeutet, dass ihr die Preise für Menüs, Getränke, Verlängerungen, Sonderangebote, Parkgebühren usw. miteinander vergleichen solltet.
Buchung und Vertrag: Sobald Ihr euch entschieden habt, reserviert euch die Location, und schlaft nochmals zwei bis drei Nächte darüber. Ihr seid noch immer überzeugt? Perfekt, dann lasst euch einen Vertrag ausstellen. Lest diesen sorgfältig durch und stellt sicher, dass alle wichtigen Punkte darin festgehalten sind.
Offerte einholen
Eine schriftliche Anfrage gibt euch die Möglichkeit, alle wichtigen Informationen strukturiert zu übermitteln und Missverständnisse zu vermeiden. Hier sind die Punkte, die ihr in eurer Anfrage unbedingt angeben solltest:
Datum: Gebt das geplante Hochzeitsdatum an. Wenn ihr flexibel seid, nennt auch mögliche Ausweichtermine.
Anzahl Gäste: Schätzt die ungefähre Gästeanzahl. Dies hilft der Location, den Platzbedarf und das Catering besser zu planen.
Art der Veranstaltung: Beschreibt, dass es sich um eine Hochzeit handelt und geht bereits jetzt auf eventuelle Besonderheiten ein, wie z.B. eine kirchliche Trauung oder eine freie Zeremonie vor Ort.
Umfang: Definiert, ob ihr nur die Räumlichkeiten oder auch weitere Dienstleistungen wie Catering, Dekoration oder Technik benötigt.
Spezialwünsche: Teilt spezielle Wünsche oder Anforderungen mit, wie z.B. barrierefreier Zugang oder besondere kulinarische Anforderungen.
Die Suche nach der perfekten Hochzeitslocation ist aufregend und ein wichtiger Schritt auf dem Weg zu eurem grossen Tag. Meldet euch gerne bei mir, falls ich eich dabei unterstützen darf.
xo viviana
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